Hace un par de semanas, platicaba con uno de nuestros clientes respecto a cómo era el desarrollar un proyecto de inicio a fin, desde que el área comercial recibe la orden de compra de un cliente, hasta que se termina instalando la máquina en sitio; a lo cual nos comentó de manera constante y enfática que su principal problema era la comunicación.

Muchas veces creemos que, por trabajar en el mismo edificio e incluso mismo piso u oficina, vamos a poder desarrollar nuestras actividades de forma organizada y eficaz, pero esto no es del todo cierto; por lo general el hacer nuestras actividades laborales implica mucha interacción con los compañeros de trabajo, pero no de manera verbal, sino que es necesario el compartir documentos y revisar información; sin embargo, la forma en que lo hacemos es la causante de los cuellos de botella en nuestras actividades.

Debido a esta situación analizaremos distintas alternativas que nos ayudarán a mejorar nuestra colaboración con nuestros equipos de trabajo, para sincronizar ideas y actividades entre las distintas áreas de la empresa.

1. Centralizar información

Al hablar de centralizar información, nos referimos directamente a colocar toda nuestros datos en un mismo lugar; la mayoría de las veces por facilidad y/o privacidad los usuarios prefieren mantener toda su información dentro de sus máquinas de trabajo; sin embargo, esta práctica egoísta es el principal causante de retrasos, ya que para colaborar con otras personas es necesario enviar documentos a través de correo electrónico, memorias USB o simplemente propiciando a que los demás tengan documentos similares de manera personal pero con datos totalmente distintos y desincronizados.

En cambio, si toda la información está colocada en un mismo lugar, cualquier usuario puede tener acceso a ella de manera segura y con los datos actualizados en todo momento, reduciendo de manera importante todos esos retrasos derivados de una buena colaboración.

2. Crear repositorios compartidos

En el punto anterior vimos que, si colocamos toda la información en un mismo lugar, por ejemplo, un servidor, aun y cuando cada usuario tenga sus propias carpetas dentro, los demás pueden estar accediendo a la información sin ningún problema, pero aquí nace otro problema interesante el cual es la lógica de cada persona; es decir, no todos usamos la misma estructura de carpetas para guardar nuestra información, lo cual dificulta el llegar a ella.

Una manera en la cual podemos resolver estos puntos es generando de manera predeterminada de repositorios (carpetas) donde podamos depositar los archivos correspondientes y de ser posible que esta estructura la podamos repetir tantas veces como sea necesario para cada uno de los proyectos que desarrollamos, dando así uno estrategia homogénea para nuestra información.

3. Evitar archivos duplicados

Esta mala práctica de duplicar archivos de manera constante aparece cuando no tenemos bien organizados nuestros documentos o incluso cuando mandamos un correo electrónico con adjuntos, ya que esa información va a parar en cada uno de los usuarios, generando así, copias para cada uno de ellos.

Para poder disminuir la cantidad de archivos duplicados, es importante tener estandarizada tanto la ubicación donde se almacenará la información como la forma en la cual nombraremos a nuestros archivos, todo esto lo podemos lograr utilizando herramientas de documentación que se encarguen de crear nuevos archivos, reutilizando información previamente cargada y que al mismo tiempo les asigne un nombre único para su identificación.

4. Usar asistentes de búsqueda

Un gran porcentaje de tiempo que utilizamos en nuestras actividades de trabajo se consume en estar localizando información, pero es importante resaltar que esto se conoce como tiempos vacíos o muertos, ya que no aporta mucho en la tarea en sí, además de incrementar de manera considerable los distintos retrasos que nuestro proyecto.

Así como en las bibliotecas existen las fichas bibliografías para poder identificar cada uno de los archivos, en los documentos digitales también se pueden asignar etiquetas, mismas que facilitan los filtros de búsqueda para localizar de manera eficiente información. Para esto existen asistentes que asignan e interpretan estas etiquetas para gestionar información además de mantener la relación entre etiqueta-documento.

5. Usar visualizadores de archivos

Cuando buscamos información ya sea en un sistema centralizado o bien en nuestras computadoras, todo se resume en unos cuantos pasos: localizar, abrir, validar y así sucesivamente hasta encontrar el documento adecuado, en el caso de archivos de ofimática, llámese Word o Excel, este procedimiento no es tan complejo ya que los datos o información contenida es ligera; en cambio en archivos de ingeniería, por poner un ejemplo, esto cambia totalmente ya que la información contenida en esos archivos es complicada de manipular y por ende tardado de realizar.

El utilizar visores acelera el procedimiento de búsqueda, además de asegurar que la información encontrada, sea la correcta. De igual forma sincroniza la información que se comparte entre los usuarios, ya que no es necesario traducir un documento a un formato neutro, como un PDF, para poder revisarlo.

Como vemos los puntos antes mencionados, no son puntos que queden fuera de nuestras manos, pero que aplicados de manera adecuada facilitan la comunicación entre departamentos de una manera importante y precisa. SOLIDWORKS ha trabajado en desarrollar soluciones de gestión de datos que van desde control de archivos, con SOLIDWORKS PDM, a cuestiones más complejas como reportes y tableros automáticos con el uso de SOLIDWORKS Manage, para mantener activamente la comunicación entre los distintos colaboradores en el desarrollo de sus proyectos.

Si te gustaría conocer las alternativas sobre gestión de información y cuales se adaptan más a tu manera de trabajo, te invitamos a revisar nuestra página web www.intelligy.com, donde podrás encontrar información diversa tanto de software como de hardware industrial disponibles en la actualidad o mandando un correo a contacto@intelligy.com para poder resolverte dudas puntales sobre este y otros temas relevantes para la industria.