Todos los días, estamos en constante comunicación con otras personas con el fin de conocer opiniones, puntos de vista, comentarios, etc. Sin embargo cuando trasladamos esto a un entorno laboral en automático la mayor parte de estas conversaciones se enfocan directamente a jerarquía y aprobaciones, es decir, necesito que revisen un documento, oye puedes mandar la información a compras, autorizaste  el dibujo para producción; estas son algunas de las frases que comúnmente escuchamos en un día de trabajo cotidiano y que a pesar de que estas suenan un tanto sencillas y amigables, en algunas ocasiones cambian a un tono de urgencia y presión.

Es aquí donde el trabajo se vuelve pesado, tedioso y como el título de este blog dice BUROCRATICO, esto se debe en su mayoría de las veces a que no tenemos completamente definidos nuestros procesos o simplemente los hacemos en base a la experiencia de la gente, dejando un hueco importante, en el cual, si la persona que conoce el proceso se va, la continuidad de este se ve afectada generando atrasos, mal entendidos e incluso costos por desperdicio o scrap.

Estos retos que acabamos de ver son más comunes de lo que imaginamos ya que están presentes en todas las empresas, y eso por esta alta presencia que es importante para las empresas mitigarlos de la forma que sea, en la actualidad existen de manera general 2 formas de controlar esta información una en base a documentación en papel y otra en base a documentación tecnológica.

La primera es básicamente generando un manual de procesos, el cual tienen explicado cada uno de los flujos con las etapas correspondientes, actividades, seguimientos, etc. Sin embargo, este tipo de método tienen un gran inconveniente el cual es la trazabilidad, ya que normalmente el canal de comunicación entre los individuos es a través de correo electrónico, generando múltiples versiones de un archivo e incluso dando pie a retrasos, ya que no siempre estamos al pendiente de nuestro correo e incluso dejamos pasar algunos de ellos por no mencionar la bandeja de SPAM que no tomamos muchas veces en cuenta.

Si a esto le agregamos que tenemos que estar monitoreando todos los procesos y tratar de sacar estadísticas a nuestro día a día, entonces caemos en un punto en el cual una gran parte de nuestro tiempo lo invertimos en realizar reportes normalmente en Excel y que dependen totalmente del usuario o persona a cargo de realizar la actividad, por lo cual es costoso en tiempo y no muy fiable debido a la presencia del error humano

La segunda opción es un sistema de gestión de datos en el cual el mismo sistema se va a encargar mantener la trazabilidad, comunicación, historia y recordatorios de los posibles retrasos de este sin la necesidad de tener que utilizar herramientas como correo electrónico para mandar archivos o documentos de Excel para marcar el estatus y progreso de nuestras actividades.

Al mismo tiempo este tipo de sistemas permiten a los usuarios poder ver de manera grafica como es que se están moviendo las cosas, cuantos procesos hay detenidos, cuantos en progreso o terminados y de ser necesario poder exportar esa información en reportes automáticos lo cuales se basan directamente de la información contenida dentro del sistema y que además tienen la capacidad de hacer cálculos para KPI, tiempos, cantidades, etc.

Es aquí donde la tecnología de SOLIDWORKS Manage sale a relucir una solución enfocada directamente a controlar procesos y que pueden ser desde un flujo sencillo hasta uno de alta complejidad con diversas acciones, condiciones y decisiones embebidas dentro de él, de tal forma que los usuarios solamente tienen un solo camino por el cual llevar su proceso y con un punto muy importante que es la capacidad de repetir el mismo proceso una y otra vez sin que este cambie.

Ahora hablando de reportes y estadísticas SOLDIWORKS Manage tiene la capacidad de generar reportes tan detallados como uno lo necesite e incluso de manera automática, los cuales, al llegar a determinada etapa en el sistema, este se encarga de generar y mandar el reporte a las personas correctas, facilitando totalmente la comunicación.

Como podemos leer todo este tipo de sistemas vienen completamente enfocados a disminuir los tiempos que usamos para gestionar procesos o bien en generar reportes, de tal suerte que nos permiten enfocarnos en los puntos realmente importantes que son innovación, calidad y mejora para hacer más rentable a nuestros negocios y/o empresas.

Si quieres conocer un poco más acerca de SOLIDWORKS Manage, así como de otras soluciones de gestión de datos tanto locales como en la nube no dudes en mandarnos un correo a contacto@intelligy.com para conocer más información al respecto.